Interview de Alejandra Caicedo, Project Manager en Talentis

Alejandra, ¿puedes contarnos cuál es tu papel en Talentis?

Soy Alejandra Caicedo, Project Manager en Talentis. Mi función consiste en coordinar la implementación de los programas de coaching, garantizando su éxito y buen desarrollo desde el momento de la venta. Esto abarca desde un proyecto de seminario para 10 personas hasta la gestión de proyectos de coaching individual con decenas de participantes en varios países.

Concretamente, coordino todas las etapas del proyecto en estrecha colaboración con el/la Director/a del programa.

• Antes de iniciar el proyecto, planifico todas las etapas (desde la firma del contrato hasta la obtención de feedback), asegurándome de que todo esté bien organizado. También en esta fase inicial desempeño un papel clave con los coaches: preparo los materiales pedagógicos y les acompaño en la incorporación a la misión. Esto les permite centrarse plenamente en su actividad principal y maximizar su impacto.
  
  • Gestión operativa del proyecto: organizo reuniones periódicas con el cliente para hacer seguimiento, adaptando el ritmo según las necesidades y la magnitud del proyecto.
  • Gestión de la experiencia del cliente: acompaño a los participantes a lo largo de todo el programa para ofrecerles la mejor experiencia posible (respondiendo a sus dudas, enviando materiales, dando soporte a las sesiones virtuales, etc.).
  • Coordinación de las distintos partes: garantizo una comunicación fluida entre el cliente, los coaches y los participantes para asegurar el buen desarrollo de la misión.
  • Y, por último, el seguimiento financiero y administrativo.
• Después del projecto: analizo los feedbacks de los participantes y los coaches, extraigo los puntos clave para presentar las recomendaciones a los clientes.

Trabajo en estrecha colaboración con los/las Directores/as de Programa, los clientes y los coaches. La esencia de mi trabajo es construir una relación de calidad y mantener una comunicación clara y eficaz con todas las partes implicadas.

¿Qué es lo que más te motiva en tu trabajo en el día a día?

Lo que más me motiva es el impacto real que tiene nuestro trabajo en las personas. Saber que, gracias a una buena organización y coordinación, estamos facilitando procesos de desarrollo personal y profesional, es algo que me impulsa cada día.

Además, disfruto enormemente del dinamismo que tiene mi rol: ningún proyecto es igual a otro. Cada cliente, cada coach, cada programa trae consigo nuevos retos, culturas, formas de trabajar y contextos. Esa diversidad me enriquece y me mantiene en constante aprendizaje.

¿Hay algún programa en el que te guste especialmente trabajar?

Disfruto especialmente trabajando en los programas internacionales, aquellos que implican a participantes de varios países y equipos multiculturales, particularmente aquellos diseñados para líderes en desarrollo o mujeres en posiciones de liderazgo. Me parecen proyectos muy enriquecedores, no solo por la complejidad organizativa, gestionar agendas internacionales, múltiples culturas, diferentes formatos virtuales o presenciales, sino también por su impacto. Ver cómo los participantes evolucionan a lo largo del programa y escuchar sus comentarios finales es una de las partes más gratificantes de mi trabajo. Además, estos programas suelen requerir una coordinación especial con distintas áreas del equipo, lo que fortalece el trabajo colaborativo y estratégico.

¿Cuáles crees que son las cualidades esenciales para ser un buen Project Manager en una empresa de coaching?

Desde mi experiencia, un buen Project Manager en una empresa de coaching debe combinar habilidades duras y blandas. Por un lado, la organización y la gestión del tiempo son clave para llevar múltiples proyectos en paralelo sin perder de vista los detalles. También es fundamental tener una gran capacidad de adaptación, porque en este tipo de entornos las prioridades pueden cambiar rápidamente y hay que saber reaccionar con agilidad.

Por otro lado, creo que es imprescindible tener empatía y habilidades de comunicación interpersonal, ya que interactuamos diariamente con coaches, coachees, clientes corporativos y colegas. Entender las necesidades de cada parte y saber comunicar con claridad y asertividad marca una gran diferencia. Y, por supuesto, una actitud proactiva y resolutiva es esencial para anticiparse a los problemas y garantizar que todo fluya correctamente.

Si pudieras tener un superpoder para mejorar tu trabajo, ¿cuál sería?

Creo que me encantaría tener el superpoder de leer entre líneas con precisión absoluta: captar en segundos lo que necesita cada cliente o coach, incluso si no lo expresan directamente. Esto me permitiría ajustar con mayor rapidez las soluciones y ofrecer un acompañamiento aún más personalizado.

Aunque, en realidad, creo que ya tenemos una especie de “superpoder” como Project Managers: la capacidad de mantener la calma y el orden incluso en medio del caos. Pero si pudiera elegir uno más... ¡definitivamente sería este!

¿Cuál es la mayor lección que has aprendido en Talentis?

Una de las mayores lecciones que he aprendido en Talentis es el valor del trabajo en equipo y la importancia de confiar en el otro. Desde que llegué, he podido ver cómo cada miembro del equipo aporta algo único, y cómo la colaboración es lo que realmente permite que los programas salgan adelante con excelencia. También he aprendido a priorizar la escucha activa, tanto con los clientes como con mis compañeros de trabajo. Otra gran lección ha sido la capacidad de adaptación al cambio: los proyectos evolucionan, los clientes cambian, y el coaching mismo se transforma. Aprender a fluir con estos cambios ha sido clave en mi desarrollo profesional.

‍Gracias Alejandra por compartir tu experiencia!