Comment s'organiser au travail : 4 astuces pour gérer ses priorités

Mieux s’organiser au travail et gérer ses priorités est vraiment une compétence essentielle, quel que soit votre niveau dans l'entreprise, que vous soyez collaborateur ou dirigeant. C'est ce qui va faire souvent la grosse différence entre votre compétence et votre réussite. Au-delà de ce que vous savez faire, est-ce que vous savez le structurer, l'organiser, mettre vos priorités avant d'autres priorités et faire cela de manière très disciplinée ?

Talentis vous donne quatre points de repère afin d’apprendre vous organiser au travail.

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#1 Définir son phare pour organiser son travail

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Un phare représente ce que vous devez réussir, un projet sur lequel vous devez réellement faire la différence. Régulièrement, une fois par an ou chaque semestre, demandez-vous : « Quel est mon phare ? », donnez-vous deux ou trois objectifs très clairs qui vont diriger votre année et que vous allez soigner avec grande précaution.

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En quoi ce phare va-t-il éclairer toutes vos décisions d’organisation ? Ce que vous faites vous aide-t-il a avancer vers votre phare ou au contraire, vous en éloigne ? Il peut s’agir d’un projet stratégique que vous avez absolument besoin de réussir. Il peut s'agir de trois personnes à intégrer dans l'équipe et pour lesquelles vous souhaitez investir du temps pour les aider à réussir dans leur travail. Il peut s'agir également d'une innovation majeure que vous souhaitez développer au sein de votre entreprise. Quel est votre phare de l'année, et comment allez-vous le protéger dans votre agenda pour qu'il ne soit pas envahi de choses qui vont vous empêcher de l’atteindre !

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#2 Mettre ses gros cailloux en priorité

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La plupart du temps, votre agenda est envahi de réunions que vos collaborateurs organisent et positionnent dans votre agenda pour vous. Vous connaissez l'histoire des gros cailloux, ou si ce n’est pas le cas, nous vous invitons à lire notre article à ce sujet (voir ci-dessous). Que signifie soigner ses gros cailloux ? Cela veut dire savoir avoir un agenda proactif et non un agenda réactif. Les américains appellent cela le « time-boxing ».

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Dans le time-boxing, je soigne mes gros cailloux, je choisis les priorités de la journée, de la semaine, du mois, et je réserve des temps pour moi-même dans mon agenda. C’est là qu’interviennent les RVMM, les « Rendez-Vous avec Moi-Même ». C’est une façon de nettoyer votre cerveau qui est souvent envahi de soucis, de deadlines et de projets divers, en insérant des temps dans votre agenda pour préparer des réunions ou des rendez-vous où personne ne vous dérangera.

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A lire : Savoir mieux gérer son temps avec les gros cailloux

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#3 Savoir identifier ses chronophages

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Sachez identifier vos chronophages, c'est-à-dire tout ce qui vient vous déranger et perturber votre organisation. Typiquement la lecture des mails est une tâche très chronophage, pour remédier à cela, une bonne pratique est de les lire trois fois par jour de manière groupée. Mettez-vous trois temps dans la journée où vous lisez, classez, répondez ou supprimez ces mails. Si vous faites partie des personnes qui les lisent au fil de l’eau, vous perdez entre deux et trois heures par jour. Il s’agit de la loi de l’action immédiate, vous pourrez ensuite vous concentrer sur des tâches de trente minutes ou une heure.

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D'autres éléments chronophages peuvent être simplement des gens qui, systématiquement, vous dérangent. Peut-être que vous pouvez trouver une manière d'organiser avec eux des points réguliers. Par exemple un point le matin avant de commencer la journée, ou après le repas du midi, où vous listerez tous les points d’un seul coup plutôt que d’être dérangé plusieurs fois au cours de la journée. Faites attention à vos chronophages et négociez avec vous-même ou avec votre environnement pour les gérer au mieux.

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#4 S’organiser au travail : l’urgent et l’important

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Savoir différencier l’urgent de l’important n’est pas une mince affaire, globalement le piège est de tout gérer au même niveau. Apprendre à gérer différemment l’important non urgent et l’urgent non important revient à maitriser la fameuse matrice d’Eisenhower.

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L'important non urgent, c'est justement ce que vous pouvez continuer de repousser dans le temps en disant : « Bon, c'est vrai que c'est très important, très stratégique, mais je vais finir par trouver du temps, il y a trop de petites choses dans l'urgence actuellement qui m'empêchent d'y aller. ». Protégez coûte que coûte les importants non urgents et prenez une heure par jour pour traiter l'urgent non important.

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L’urgent non important, c'est-à-dire toutes les petites choses qui nous encombrent : le classement des papiers, le rangement du bureau, le remplacement de l'ampoule… Bref toutes les petites choses qu'il faut faire avant que ça devienne insupportable, mais qui ne peuvent pas prendre toute la journée. Sinon vous aurez le sentiment le soir de n'avoir rien fait qui a de la valeur et qui vous fait avancer vers votre phare.

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Savoir gérer ses priorités est une compétence qui demande de la discipline et de la rigueur, cela ne se fait pas tout seul, cependant nous espérons que ces quatre points de repères vous aideront à avancer vers votre agenda idéal. Dans tous les cas, si vous souhaitez découvrir comment le coaching professionnel peut vous aider, vous ou des membres de votre équipe, à mieux vous organiser au travail, nous vous recommandons de télécharger notre guide.

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Télécharger le guide du coaching professionnel